De kracht van een weekplanning

1 jul 2017 - Door: Kaz van Wel

Een weekplanning is zo gemaakt. Maar de kracht ervan is enorm. Lees hoe ik mijn werkweken plan en doe er je voordeel mee. 

Haal je werk uit je hoofd

Als ik aan het einde van de week een weekplanning heb gemaakt voor de komende week, geeft me dat enorm veel rust. Ik hoef me in het weekend niet druk te maken over wat ik de week erop nog allemaal moet doen, want dat staat netjes op een lijstje. 

Ook tijdens het werken is het fijn om me te kunnen concentreren op het werk. Ik heb geen last van gedachten zoals: “Wanneer moet ik dat mailtje beantwoorden?” of “Welke klant moet ik nu meer prioriteit geven?”. 

Over al deze zaken beslis je op één moment in de week. Op dat moment mag je al die gedachten laten opkomen en ze opschrijven. Ik vind zelf de vrijdagmiddag het meest geschikt, omdat ik dan ook in het weekend weet dat het goed zit. Één van de taken op mijn weekplanning is dan ook altijd:  een weekplanning maken.

Weten wat je te doen staat

Door een weekplanning weet je wat je te doen staat. Door taken naar prioriteit te ordenen en op te schrijven kan ik simpelweg van boven naar beneden werken. 

Ik hoef nooit na te denken over wanneer ik wat moet doen. Behalve op vrijdagmiddag even dus. Ik hoef ook niet bang te zijn dat ik iets vergeet te doen.

Hou de regie in handen

Een weekplanning geeft een enorm gevoel van controle. Jíj bent diegene die bepaalt wat je deze week gaat doen. Omdat alles al vaststaat, is het veel makkelijker om je niet door de waan van de dag te laten leiden. 

Je laat je leiden door een lijst die jij, in alle rust en bedachtzaamheid, hebt kunnen opstellen. Het zijn niet je dierlijke instincten en emoties waardoor je je laat leiden.

Ik heb zelf bepaald dat ik 40% van mijn tijd direct aan klanten wil besteden, 50% aan de ontwikkeling van het CMS en 10% aan marketing. Zonder een weekplanning is dit met geen mogelijkheid vast te houden, laat staan te controleren.

Nieuwe taken direct plannen

Natuurlijk zullen er zich tijdens de werkweek onverwachte klussen aandienen. In de meeste gevallen is het geen probleem om die in de volgende week te plannen. Zo kun je alvast een lijstje maken met taken die je vast en zeker volgende week (of later) zult moeten oppakken.

Op deze manier is zo’n taak ook direct uit je hoofd verdwenen, want je weet dat die veilig op je lijstje staat; je weet dat je die op een zeker moment zult gaan uitvoeren.  

En soms zal blijken dat dergelijke taken een week later opeens niet meer opgepakt hoeven worden; ze zijn dan op een andere manier opgelost. Dat scheelt weer tijd.

Soms zal je toch spoedtaken hebben, die je direct moet uitvoeren. Voer die gewoon uit. Als ze teveel tijd kosten schrap je desnoods een andere minder belangrijke taak van je huidige planning.

In de praktijk

In principe maakt het niet uit waar je je weekplanning in vastlegt. Al denk ik dat ‘papier’ niet heel praktisch is als je de volgorde van je taken wilt veranderen.

Ik gebruik zelf de “Herinneringen” app van Apple, die standaard is meegeleverd. Voordeel is dat hij dan altijd gesynchroniseerd wordt met mijn telefoon. Dat ziet er zo uit: 

Ik kan hierin heel makkelijk taken afvinken, verplaatsen of hernoemen. Sommige taken moeten op een bepaald tijdstip gedaan worden; dat is hierin ook in te stellen, met een reminder.

Ik zet altijd het weeknummer voor een taak zodat ik in de historie kan zien wanneer ik wat heb gedaan. Het getal tussen haakjes is het aantal uren dat ik verwacht er mee bezig te zijn.

Ik hou ook bij hoeveel van die uren ik iedere week weet af te ronden. Door hier het gemiddelde van te nemen weet je ongeveer hoeveel geplande uren je aan kunt in één week. Dit kan flink afwijken van de daadwerkelijk bestede uren, maar geeft goed aan hoeveel je in een week kan plannen.

Deze techniek heb ik geleend van SCRUM, waar ze het hebben over punten in plaats van uren.

Tot slot

Hoewel een weekplanning onwijs nuttig is, het is en blijft maar een lijstje. Als er onverwachte dingen gebeuren, die de planning in de war gooien, kun je altijd besluiten de planning even overboord te gooien.

Gebruik de weekplanning als een richtlijn, niet als een wet. Zorg ook dat je lijst van toekomstige taken niet te lang wordt. Ga er zo nu en dan doorheen en kijk wat relevant is. Zorg voor een minimalistisch lijstje.



Tekstredactie:
Christel Terwiel