Laat je niet afleiden!

Afleiding is de grootste productiviteits killer die er bestaat, en weerhoudt je ervan om in de flow te komen. 6 tips om afleiding te voorkomen.

1. Bekijk je e-mail op vaste tijden

E-mail is niet gemaakt om direct op te reageren. Direct reageren is voor de meeste mensen ook niet gebruikelijk. Wees dan ook niet diegene die dit wél doet. Je raakt afgeleid en als je geconcentreerd bezig was met een taak, kost het je enorm veel tijd om weer met diezelfde concentratie verder te gaan.

Bepaal voor jezelf een aantal vaste tijden waarop je je e-mail checkt. Ik zelf doe dit om 11:00 uur en om 15:00. Bepaal wat voor jezelf het meest praktisch is. Schakel notificaties permanent uit en sluit het mail programma. Dit kan de eerste paar weken wat onwennig aanvoelen, maar laat je daardoor niet ontmoedigen!

Zorg daarnaast dat je je e-mail op een slimme manier behandelt. Als je een mail leest en je reageert pas 2 uur later, terwijl je ondertussen aan het werk bent, blijft dit in je achterhoofd sluimeren. Kost het beantwoorden van een mail je minder dan 2 minuten? Beantwoord hem dan direct. Kost het meer tijd en moet je er nog wat onderzoek voor doen? Neem hem dan bij voorkeur op in je weekplanning. Als er spoed achter zit (dat bepaal je zelf!): vandaag of deze week.

2. Beperk social media

Social media zijn bekende productiviteitskillers. Zorg daarom dat alle notificaties uit staan. Als social media belangrijk zijn voor je werk, zorg dan dat je ze op vaste tijden gebruikt of dat je je er alleen mee bezig houdt als een taak op je to-do lijst dit vereist. 

Ik hoef zelf weinig op social media te zijn, maar toch voel ik af en toe de drang om Facebook te checken. Als je dit ook hebt, gun jezelf af en toe wat Facebook tijd, maar doe dit dan alleen als je een taak hebt afgerond.

3. Schakel notificaties uit

Ik wil het nog eens extra benadrukken. Zorg dat er niets is dat jou uit je werk haalt zonder dat je daar zelf om vraagt. E-mail, social media, maar ook de notificaties van newsfeeds en websites of wat dan ook: schakel ze uit.

4. Maak je smartphone stiller

Een smartphone is een ontzettend handig apparaat; onmisbaar als je ondernemer bent. Maar zorg ervoor dat jij de controle houdt over jouw smartphone en niet andersom. 

Net als op de computer: schakel notificaties uit. Geen e-mail, geen Facebook, geen whatsapp, geen wat dan ook. De uitzondering is telefoon. Als iets spoed is, dan kunnen mensen bellen. 

Ik ben zelf zo rigoureus dat ik zelfs meldingen op mijn home-screen heb uitgeschakeld. Soms moet ik iets voor werk op mijn telefoon doen, en dan wil ik niet afgeleid worden door privé berichten.  

Ik heb enkel een icoontje bij iedere app die aangeeft dat er nieuwe berichten zijn. Kunnen zien dát je een bericht hebt is een stuk minder afleidend dan dat je de inhoud van een bericht al (deels) kunt lezen. Het nadeel is dat ik, soms, als ik een berichtje verwacht, om de zoveel tijd op mijn telefoon moet kijken; maar de voordelen zijn gigantisch veel groter. 

Bepaal voor jezelf hoe ver je hierin wilt gaan. Of gebruik de niet-storen modus op het moment dat je aan het werk bent. Zorg in ieder geval dat je je erin verdiept, want de standaardinstellingen van de meeste smartphones zorgen ervoor dat je voortdurend wordt afgeleid. 

5. Haal taken uit je hoofd

Los van de elektronische apparatuur die constant voor afleiding zorgt, is er nog een grote boosdoener: je eigen gedachten. Als er taken zijn die uitgevoerd moeten worden, maar je kunt ze nu niet doen en je hebt ze niet ingepland, dan blijven ze in je hoofd rondspoken.

Maak je hoofd dus leeg zodat je er niet door wordt afgeleid. Schrijf je hoofd even leeg: Zit even stil en schrijf alle gedachten die langskomen op. Als de gedachten ophouden, heb je een lijstje met alles wat er op dat moment in je hoofd speelde.

Gebruik deze lijst om er taken van te maken. Als ze je nog geen 2 minuten kosten, voer ze direct uit. Zo niet, plan ze in. Zorg er voor dat je regelmatig op deze manier even je hoofd leegmaakt. Ik doe dit in ieder geval één keer per week, voordat ik mijn weekplanning maak.

6. Opruimen en minimaliseren

Een rommelige omgeving leidt ook af en zorgt voor een onrustig gevoel. Of rondslingerend papier waarvan je niet weet of er nog iets mee moet gebeuren. Of een overvol bureaublad met bestandjes en icoontjes waar je misschien wel iets mee moet.

Zorg ervoor dat er in je werkomgeving en je digitale omgeving zo weinig mogelijk is dat je afleidt.  Ruim zoveel mogelijk op en gooi al het overbodige weg. Berg papier op in de map waar het thuishoort. Als het papier actie vereist, maak er een to-do van en plan het in.

Doe dit niet éénmalig maar doe dit om de zoveel tijd, 1x per week, 1x per maand, net wat jou het beste uitkomt.

Bonus: notificaties uitschakelen op een iPhone

Voor de iPhone bezitters, zo schakel je notificaties uit en maak je je (werk)leven een stuk prettiger en relaxter:

Ga naar instellingen > berichtgeving: 

Hier staan alle apps die notificaties geven. Open een van de apps om de instellingen te veranderen.

• Sta berichtgeving toe: deze mag aan blijven.
• In berichtencentrum: mag aan blijven. Als je zelf besluit je berichtencentrum te openen, krijg je pas wat te zien.
• Geluiden: Uit. Grootste afleider.
• Badge-appsymbool: mag aan, anders weet je nooit of je een bericht hebt ontvangen.
• Op toegangsscherm: heb ik uit staan om afleiding te voorkomen als ik iets op de telefoon moet doen.
• Meldingsstijl indien ontgrendeld: die heb ik op ‘geen’ staan, zodat ik niet wordt afgeleid als ik op mijn telefoon zit en iemand op dat moment een berichtje stuurt.