Wanneer is het tijd om te automatiseren?

In een wereld waar tijd geld is en efficiëntie het verschil kan maken tussen succes en falen, wordt automatisering steeds belangrijker. Of je nu een ondernemer bent die zijn eerste stappen zet, of een manager in een groeiend bedrijf: vroeg of laat komt het moment waarop je jezelf afvraagt of automatisering de juiste stap is. Maar hoe weet je wanneer dat moment is aangebroken?

Automatisering is ook voor ZZP’ers interessant

Bij automatisering denk je misschien aan fabrieken met lopende banden en robots. Maar automatiseren kan op elke schaal – zelfs als zelfstandige zonder personeel (ZZP’er). Het verschil zit vaak in kleine verbeteringen die grote tijdswinst opleveren.

Bijvoorbeeld: in plaats van elke factuur handmatig te maken en te versturen via e-mail, kun je een facturatiesysteem gebruiken dat automatisch je uren bijhoudt, bedragen berekent en facturen verstuurt.

Een ander voorbeeld: Je gebruikt al een CRM-systeem om je klanten te beheren, maar het kost nog veel tijd om nieuwe klanten aan te maken. Dit proces kun je automatiseren door middel van een API-koppeling tussen je website en het CRM-systeem. Zo worden nieuwe klantgegevens automatisch ingevoerd zonder dat je handmatig hoeft in te voeren.

Dit bespaart niet alleen tijd, maar maakt je werk ook professioneler en foutlozer. Het mooie is dat veel van deze tools betaalbaar en eenvoudig te gebruiken zijn, waardoor automatisering een slimme investering wordt – ook voor ZZP'ers.

Vergeet het stappenplan niet

Een veelvoorkomend probleem in bedrijven is dat mensen vaak terugkerende taken blijven uitvoeren zonder een duidelijk stappenplan. Dit leidt niet alleen tot inefficiëntie, maar verhoogt ook de kans op fouten en miscommunicatie. Door een helder stappenplan te maken, kun je taken standaardiseren en gemakkelijker overdragen, of zelfs voorbereiden op automatisering.

Voorbeeld: Facturatie voor een ZZP’er

Stel, je bent een ZZP’er en je factureert aan het einde van elke maand. Zonder stappenplan kan dit proces er zo uitzien: je zoekt de gewerkte uren in losse notities, opent een Word-sjabloon voor je factuur, vult handmatig de gegevens in, berekent het totaalbedrag met een rekenmachine en stuurt de factuur via e-mail. Dit kost veel tijd en laat ruimte voor fouten, zoals verkeerde bedragen of vergeten details.

Een stappenplan kan deze taak aanzienlijk stroomlijnen. Bijvoorbeeld:

  1. Houd gewerkte uren gedurende de maand bij in een centrale tool.
  2. Gebruik een standaardfactuursjabloon dat automatisch bedragen berekent.
  3. Stel een standaard e-mail op voor het versturen van facturen.
  4. Controleer alle gegevens volgens een checklist voordat je de factuur verzendt.

Dit plan bespaart niet alleen tijd, maar maakt het proces ook consistenter. Bovendien kun je met een duidelijk stappenplan later tools of software inzetten om bepaalde stappen te automatiseren, zoals urenregistratie en factuurgeneratie.

Wanneer het tijd is

Het antwoord op de vraag “Wanneer is het zinvol om te automatiseren?” is eigenlijk heel simpel: automatiseren is de moeite waard als het minder tijd of geld kost dan dat het uiteindelijk oplevert. Maar hoe weet je dat precies? Het onderstaande schema maakt dit inzichtelijk.

Op de horizontale as zie je hoe vaak je een taak uitvoert, en op de verticale as hoeveel tijd je bespaart door deze taak te automatiseren.

is_it_worth_the_time_2x.png

Voorbeeld: Tijd besparen met een facturatiesysteem

Stel, je bent maandelijks meer dan een uur bezig met het versturen van facturen. Een facturatiesysteem kan je dat uur per maand besparen. Uitgaande van een periode van 5 jaar (60 maanden), mag je maximaal 60 uur besteden aan het ontwikkelen of implementeren van zo’n systeem om tijdwinst te behalen. In het schema wordt dit afgerond naar 2 volle werkdagen, omdat dit meer dan 48 uur is.

Als je bijvoorbeeld verwacht dat je 10 uur nodig hebt om het systeem op te zetten, bespaar je op de lange termijn 50 uur (60 uur totaal - 10 uur werk). Deze winst maakt automatiseren een logische keuze.

We gaan uit van een periode van 5 jaar om realistisch te blijven: processen kunnen veranderen, of je software kan in de toekomst vervangen of aangepast moeten worden.

Tijd en geld besparen

Het gaat niet altijd alleen om tijd. Als iemand anders routinematig een taak voor je uitvoert, betaal je die persoon hiervoor. Hetzelfde geldt als je iemand inhuurt om een automatiseringssysteem op te zetten.

Een voorbeeld: stel je betaalt iemand elke maand €50 om je facturatie te regelen, en deze persoon besteedt hier steeds een uur aan. Over 5 jaar kost dit je €3.000. Met behulp van het schema kun je bepalen dat je maximaal €3.000 mag besteden aan een facturatiesysteem om de kosten eruit te halen. Als je minder uitgeeft, bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld.

Door deze aanpak kun je eenvoudig bepalen wanneer automatiseren voor jou een slimme investering is.

Emotionele automatisering

Een veelvoorkomende valkuil die ik vaak zie, is dat sommige taken niet per se veel tijd kosten, maar om wat voor reden dan ook een negatief gevoel oproepen bij de uitvoerder. Om dit gevoel te vermijden, wordt al snel besloten de taak te automatiseren. Het idee is dat de negatieve emotie verdwijnt zodra de taak niet meer handmatig hoeft te worden uitgevoerd.

Dit gebeurt vaak bij nieuwe taken die nog niet zo vaak zijn uitgevoerd en nog niet goed worden begrepen. Hierdoor worden ze als vervelend of frustrerend ervaren. Het automatiseren van deze taken lijkt dan een snelle oplossing om het probleem uit de weg te ruimen.

Het probleem met deze aanpak is echter dat als een taak niet helder of soepel door een mens kan worden uitgevoerd, het vaak ook niet duidelijk is hoe een systeem deze taak moet uitvoeren. Dit leidt er vaak toe dat er meerdere iteraties nodig zijn om de automatisering goed te laten werken, terwijl de basis van de taak nog steeds niet goed is gedefinieerd.

Voorbeeldsituatie

Stel dat een medewerker van een bedrijf een wekelijks rapport moet samenstellen. Het rapport bevat data uit verschillende bronnen, maar de medewerker is nog niet bekend met alle benodigde stappen of systemen. Hierdoor kost het samenstellen van het rapport niet alleen meer tijd dan nodig, maar roept het ook frustratie op.

Om dit probleem op te lossen, stelt de medewerker voor om het proces te automatiseren. Echter, de exacte inhoud en opzet van het rapport zijn nog niet duidelijk, omdat het team niet goed heeft bepaald welke gegevens cruciaal zijn en hoe deze worden gepresenteerd. Het resultaat is dat de geautomatiseerde oplossing onvolledig of foutgevoelig blijkt te zijn. Dit leidt tot meerdere aanpassingen, wat uiteindelijk meer tijd en moeite kost dan wanneer het rapport eerst handmatig goed was uitgewerkt.

Conclusie: Het is belangrijk om een taak eerst goed te begrijpen, te stroomlijnen en duidelijk te definiëren voordat je overgaat op automatisering. Anders riskeer je een inefficiënt proces dat meer problemen oplevert dan het oplost.

Kaz van Wel
Webdeveloper

Zet vandaag de eerste stap naar een succesvolle toekomst voor jouw bedrijf

Of je nu meer klanten wilt aantrekken, bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen, of een professionele uitstraling wilt neerzetten – wij bieden de oplossingen die aansluiten bij jouw ambities.
afspraak maken